Apostamos que em sua empresa fazer gestão do tempo e obter uma alta produtividade é um grande desafio. Acertamos?
As demandas são constantes e muitas vezes estamos somente desperdiçando energia e desempenhando nossas funções em um nível aquém do razoável. Nosso rendimento pode ficar comprometido e abaixo do esperado, pelo simples fato de não trabalharmos com planejamento e organização.
Neste artigo, trouxemos para você metodologias, técnicas e dicas práticas de como fazer uma boa gestão do tempo com a sua equipe. Dessa forma será possível dar conta de todas as tarefas previstas em seus cronogramas.
Acabe com a improdutividade
Reuniões desnecessárias, e-mails que podem ser resolvidos com uma mensagem de texto ou telefonema, atividades operacionais que podem ser programadas e não são, acabam justificando a improdutividade de uma equipe.
Uma pesquisa desenvolvida por uma empresa americana de softwares mostrou que somente 39% do expediente é realmente dedicado ao trabalho e que 61% do tempo é desperdiçado em atividades que são, por natureza, improdutivas no âmbito profissional.
Otimize a gestão do tempo
Ter uma gestão do tempo eficiente não é uma tarefa tão simples, mas quando a equipe consegue realizar um diagnóstico inicial e consegue se ajustar, tanto a produtividade como a performance de todos tende a aumentar.
Identificar os ruídos na comunicação e barreiras na rotina no ambiente de trabalho é primordial para a gestão do tempo começar a fluir de maneira correta. A fim de alcançar melhores resultados, a equipe precisa estar disposta a mudar hábitos.
Priorize o que de fato é essencial
O imprescindível é o que realmente importa, numa ordem de prioridades e uma boa liderança sabe disso.
As atividades de alta prioridade precisam ser colocadas em primeiro plano e serem resolvidas imediatamente. Atividades de média prioridade não devem comprometer a execução das de alta prioridade, contudo precisam ser executadas assim que possível.
As atividades de baixa prioridade podem ser postergadas para outro momento oportuno.
Tenha um planejamento e siga-o
Controlar as demandas significa gerenciá-las e isso se relaciona diretamente com uma boa administração do tempo no trabalho. Veja a seguir algumas posturas a tomar para colaborar com seu planejamento:
- Visualize tudo o que precisa ser feito no início do expediente;
- Liste todas as suas atividades ou da equipe;
- Defina o grau de importância de cada atividade e o responsável pela execução de cada coisa;
- Priorize o que é mais importante e dedique mais tempo nisso;
- Faça a gestão de imprevistos, considerando os prazos para a execução.
Essa lista bem básica pode nortear um bom planejamento de gestão do tempo e consequentemente impactará na produtividade de sua equipe. O líder pode planejar rotinas diárias ou, quando for necessário, períodos maiores de execução. Estabelecer metas individuais e coletivas chama a responsabilidade para todos.
